شاید بارها در کتاب ها، مجلات و فضای مجازی با واژه دفتر خدمات مسافرتی یا آژانس مسافرتی برخورد کرده باشید. همچنین در تبلیغات بسیاری از شرکت های گردشگری که خدماتتور ارائه می دهند، عبارت “مجری مستقیم . . .” را ملاحظه کرد باشید. مجریان تور یا تورگردانان کسب و کارهای بزرگی هستند که بسته های مسافرتی را را آماده کرده و به آژانس های مسافرتی ارائه می دهند.
در این جا به تفاوت تورگردانان و دفاتر خدمات مسافرتی می پردازیم:
تور گردان ها
تور گردان ها (Tour Operators) یا مجریان تور عناصری چون حمل و نقل، اقامت و سایر خدمات را جداگانه خریداری و ضمن ترکیب آنها با یکدیگر به صورت یک بسته سفر به شکل مستقیم یا غیر مستقیم به مشتریان (متقاضیان سفر) عرضه می کنند. تورگردانان یکی از مهمترین بازیگران صنعت گردشگری می باشند.
تور گردان نه همچون یک عمده فروش بلکه مانند یک کارخانه مونتاژ قطعات عمل می کند، مشتریان هم می توانند به طور مجزا عناصر سفر را خریداری نمایند و اهمیت و ارزش کار تور گردان این است که می توانند این اجزا و عناصر را به صورت عمده خریداری و تهیه و بسته سفر را از نظر قیمت، کیفیت و امنیت آماده کنند.
عرضه کنندگان خرد محصولات و خدمات گردشگری همچون هتل داران، شرکت های هواپیمایی، مالکان دهکده های توریستی و … برای ثبات بخشیدن به تقاضای محصولات خود از تور گردانان بهره می برند. بعضاً تور گردانان جهت عرضه بهتر محصولات گردشگری خود در مقاصد گردشگری رأساً اقدام به احداث یا خرید یک واحد اقامتی می نمایند.
عمده ترین محصول فعالیت تور گردانان عبارتند از:
الف) برنامه پکیج تورهای تابستانی
ب) برنامه پکیج تورهای نوروزی
ج) فروش تورهای مسافرتی به صورت پرواز+هتل
بیشترین سود تور گردانان از محل عرضه «پیکج های سفر تابستانی و نوروزی» حاصل می شود، اما به واسطه وجود رقابت شدید، مسئله قیمت گذاری اهمیت فراوان دارد. از یک سو قیمت نباید آنقدر بالا باشد که مقدار مناسبی از فروش حاصل نشود و از طرف دیگر قیمت را نباید آن قدر پایین آورد که سود حاصل از هر مشتری رقمی ناچیز باشد.
برای راه اندازی کسب و کار تور گردانی نیاز به سرمایه گذاری بیشتر می باشد. تأسیس شرکت تور گردانی بر اساس دستورالعمل تأسیس موسسات عمده فروشی خدمات مسافرتی سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری امکان پذیر است.
دفاتر خدمات مسافرتی و جهانگردی
دفاتر خدمات مسافرتی (Travel Agency) به عنوان واسطه یا کارگزار بین عرضه کننده اصلی همچون تور گردانان یا ایرلاین ها، شرکت های حمل و نقل، هتل داران و متقاضیان سفر عمل می کنند. آژانس های مسافرتی وظیفه جذب مشتریان و برخورد مستقیم با مصرف کننده نهایی (end user) را در صنعت گردشگری دارند.
توفیق یا عدم توفیق دفاتر خدمات مسافرتی بر موفقیت یا شکست برنامه های عرضه کنندگان برنامه های مقاصد گردشگری و خدمات گردشگری همچون تور گردانان و هتل داران تأثیر بسزایی دارد. دفاتر خدمات مسافرتی هم اقدام به فروش پکیج های مسافرتی آماده شده توسط تور گردانان می نمایند و هم اجزاء سفر را به صورت جداگانه به فروش می رسانند. برقراری ارتباط مؤثر و منسجم با تورگردانان از عوامل کلیدی موفقیت آژانس های مسافرتی می باشد.
در واقع نقش اصلی واسطه ( دفتر خدمات مسافرتی) فراهم کردن مکان و موقعیتی مناسب برای مراجعه مشتری است. دفاتر خدمات مسافرتی منبعی اطلاعاتی برای مشتریان هستند که مشاوره و راهنمایی هایی را برای گذراندن بهتر سفر در اختیار مسافران قرار می دهند و کارکنان آن نسبت به محصول عرضه شده از طرف دفتر خود اشراف کامل دارند.
دفاتر خدمات مسافرتی در حقیقت خرده فروش عرصه گردشگری هستند و چنانچه در سطح گسترده ای فعالیت نمایند تبدیل به تور گردان می شوند. تعداد کارکنان دفاتر خدمات مسافرتی اندک هستند و تقسیم کاری مشخصی در دفتر وجود دارد و هر یک از کارکنان بایستی به کلیه اموری که در دفتر انجام می شود تسلط داشته باشند