نظر به ماده 3 آیین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و موسسات غیر تجاری مصوب 1337، ثبت فعالیت های تجاری در تهران در اداره ثبت شرکت ها و در شهرستان ها در اداره ثبت مرکز اصلی آن به عمل خواهد آمد. لذا مرجع ثبت شرکت ها در تهران “اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی” و در خارج از تهران “اداره ثبت اسناد و املاک” مرکز اصلی فعالیت شرکت است که دفتری مخصوص برای ثبت شرکت ها اختصاص داده است. در صورتیکه در محل مربوطه، ثبت اسناد نباشد، دفاتر اسناد رسمی یا دفتر دادگاه مرجع ثبت خواهد بود.
اداره ثبت شرکتها که وظیفه ثبت شرکت های تجاری را دارد در تقویت و استحکام معاملات تجاری نقش موثری دارد. چه با ثبت شرکت های تجاری بر اساس قوانین و مقررات جاریه کشور سعی می کند مانع ایجاد شرکت های جعلی و اخلال گر در نظام اقتصادی کشور شود.
لازم به ذکر است اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی قبلاَ تحت عنوان ”اداره ثبت شرکت ها و علایم تجارتی و اختراعات اداره کل ثبت” نامیده می شد که پس از مصوبه مزبور به دو ” اداره کل ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری” و ” اداره کل مالکیت صنعتی” این نام تغییر پیدا کرده است.
کمیته مشورتی از نماینده وزارتخانه های زیر در محل اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی تشکیل می شود :
اداره حقوقی وزارت دادگستری
اداره حقوقی وزارت امور خارجه
وزارت بازرگانی
وزارت صنایع و معادن
کمیته مزبور به دعوت رئیس اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی وی یا هر یک از وزارتخانه های ذینفع تحت ریاست رئیس اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی تشکیل خواهد شد، در هر دعوتنامه دستور جلسه نیز ذکر خواهد شد.
مطابق ماده دو آیین نامه، اداره کل ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری دارای وظایف زیر است:
الف- ثبت شرکتهای تجاری و مؤسسات غیر تجاری ایران حوزه تهران و تغییرات بعدی.
ب- ثبت دفتر تجاری و تغییرات بعدی آن.
ج- پلمپ دفاتر تجاری و تغییرات بعدی آن.
د- ثبت شعبه یا نمایندگی شرکتهای خارجی در ایران و تغییرات بعدی آن.
ه- ثبت مؤسسات خارجی در ایران.
و_ تعیین نام شرکتهای خارجی و مؤسسات غیرتجاری در شرف ثبت سراسر کشور.
از دیگر وظایف اداره ثبت شرکتها :
_ نظارت بر فعالیتهای مربوط به ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری
_ بررسی طرحهای کلی در رابطه با ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری
_ انجام مکاتبات با دفاتر حقوقی و امور بین الملل در ارتباط با وظایف ومسؤلیتهای ان
_ بررسی و اظهارنظر راجع به وکالتنامه های تنظیم شده در خارج از کشور در رابطه با ثبت شرکتها
_ شرکت در جلسات وزارتخانه ها و مؤسسات و سازمانهای دولتی در رابطه با ثبت شرکتها
_ بررسی طرح اساسنامه های شرکتهای سهامی عام ( موضوع ماده 8 قانون اصلاحی از قانون تجارت)
_ رسیدگی به اسناد مالکیت املاکی که جز سرمایه اولیه شرکت منظور شده یا در قبال سهام سهم الشرکه جدید به شرکتها منتقل شده
_ تنظیم آگهی تأسیس شرکت و ارسال آن به دفتر روابط عمومی جهت انتشار آگهی در روزنامه کثیر الانتشار
_ نظارت بر تغییر وضعیت حقوقی شرکتها مطابق تصمیمات متخذه از طرف دادگاهها و دادسراها
بر اساس ماده 10 آیین نامه : وظایف اداره کل ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری به استثناء بندهای “د” “ه” “و” ماده دو این آیین نامه، در کلیه واحدهای ثبتی خارج از حوزه تهران، توسط متصدی مخصوصی که از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین می شود، انجام خواهد شد.