یکی از نیازهای ضروری بشر امروزه استفاده از لوازم الکترونیکی و دیجیتال پیشرفته بوده که یکی از این دستگاه های پرمصرف و پرفروش ماشین های اداری می باشد.
تجهیزات و ماشین های اداری به یکي از بخش هاي مهم و ضروري یک دفتر کار مدرن تبديل شده است.
برای عملکرد سریع، دقیق و کارآمد در فعالیت های دفتر کار، تعداد زیادی از ماشین آلات استفاده می شود. با توسعه فناوری، مکانیزمي در تسريع عملیات دفتري و در نتیجه افزایش بهره وری به وجود آمده است.
هر كدام از اين ابزار و وسايل نقش مهمي در ارتقا كيفيت خدمت رساني، احترام به حقوق كاركنان و ارباب رجوع و همچنين آسايش اشخاص ايفا مي كنند.
وجود ماشین های اداری در یک دفتر کار به حدی ضرورت پیدا کرده است که می توان گفت این ماشین آلات جز لاینفکی از دفاتر و مراکز معتبر امروزی هستند.
اهمیت ماشین های اداری
درباره اهمیت ماشین های اداری می توان این چنین عنوان کرد که اين وسایل و ابزار آلات كه جزو ضروريات مورد استفاده برای توابع یک شرکت است شامل تجهیزات دفتری مانند: پرینتر، اسکنر، دستگاه فکس، دستگاه کپی و اداری شامل :میز، صندلی، کامپیوتر، و وسایل نور و غيره مي باشد.
هر كدام از اين ابزار و وسايل نقش مهمي در ارتقا كيفيت خدمت رساني و تسریع در خدمت رساني، احترام به حقوق كاركنان و ارباب و رجوع و همچنين آسايش اشخاص ايفا مي كنند.
انواع ماشین های اداری
امروزه طیف گسترده ای از انواع ماشین اداری بر اساس زمینه فعالیت براي استفاده در دفاتر مدرن به وجود آمده است. در این گروه، ماشین آلاتي وجود دارند که مي توانند به تسريع روند كاركرد در يك دفتر بسيار كمك كنند و ماشین هايی که می توانند نسخه های متعدد از یک سند را به وجود آورند.
کاغذ خرد کن، ساعت حضور و غیاب، اسکنر اثر انگشت، پرینتر، اسکنر، پلاتر، فکس از جمله تجهیزات هستند که در دسته ی ماشین های اداری پرکاربرد در ادارات قرار می گیرند. استفاده از این دستگاه ها باعث تسریع انجام امور اداری شده است.
دستگاه هایی هم برای حسابداری در دسترس هستند، كه به تسريع محاسبه و شمارش پول نقد كمك مي كنند. کامپیوتر های الکترونیکی براي سرعت بخشيدن به كاركرد فروش موجود هستند كه مي توان خواندن باركد در فروشگاه (بارکد خوان)، تجزیه و تحلیل و تفسیر اطلاعات را مثال زد.
در بسياري از اداره های پست، ماشين هاي اداري باعث خدمت رساني سريع تر شده كه مي توان به باز کردن، مهر و موم كردن نامه ها يا پست هاي ديگر، و تعيين وزن آنها به طور خودکار اشاره كرد. همچنين ماشينهاي اداري هستند كه می توان پيام ها را در كم ترين زمان از یک مکان به مکان دیگر ارسال كرد كه اين ماشين ها عبارت اند از Teleprompter، فکس و تلفن و... .
دستگاه های اسکناس شمار، تشخیص اصالت اسکناس و ارز، پرینتر های سوزنی، پرینتر چاپ کارت های اعتباری بانکی و… از جمله دستگاه هایی هستند که با پیشرفت تکنولوژی در اختیار ما قرار گرفته اند و انجام امور مورد نیاز را برای ما راحت تر کرده اند.
فروشگاه ها هم از استفاده از این دستگاه ها بی نصیب نمانده اند. استفاده از دستگاه بارکد خوان، پرینتر لیبل زن، صندوق فروشگاهی، پرینترای صدور فیش… باعث شده تا فروشگاه ها نظم بیشتری داشته باشند و همچنین خدمات مرتبط را در مدت زمان کوتاهی ارائه کنند.